כבוד הוא לי לשתף אותך בפוסט “לכתוב אימייל כמו בוס”, שכתבה ואיירה דני דונובן
ותרגמה ברוב כישרון רונית כפיר מ #נעיםמאוד
כשראיתי אותו לראשונה זמזמתי לעצמי בהתפעלות.
כמה שהוא תמים- הוא גאוני.
חמוד, קולע, פרקטי ומעלה המון תובנות.
גם אם את לא קופירייטרית כמוני, שמתעסקת עם מילים כל היום,
עדיין- את משתמשת הרבה במילה הכתובה.
כותבת מיילים, מתנסחת, מוחקת וכותבת שוב,
לפעמים את לא ממש מבינה למה קיבלת את התגובה הזו… ומה בעצם לא בסדר…
בשביל להבין איך לייעל את המיילים שלך,
צירפתי לך את הפוסט הזה, תקדישי 60 שניות לעבור על הדוגמאות,
בטוחה שאת מחייכת לעצמך 😊
אז מה, ללמוד את זה בעל פה?
טוב, לא ממש.
אם ננתח אותו, נשים לב שאין כאן תבניות שחייבים להיצמד אליהן,
אלא תפיסות עולם שמגיעות ממקום מכבד, מכיל, אמפתי, מוביל וחיובי. ממקום של בוס.
מי הוא הבוס האולטימטיבי?
בן אדם בעל אופי שקול, מכיל, אמפתי, מכבד, מוביל ולא נגרר,
מנהל משברים ומקדם מטרות, ותמיד נשאר בעמדה השפעה.
ההתנסחויות הנכונות בחיים וגם בקטע הזה, נשענות בד”כ על יסודות הכתיבה השיווקית.
שווה לכל בעלת עסק לאמץ את היסודות האלו,
גם כשאת כותבת מייל פשוט ללקוחה או לעובדת שלך.
למילים יש כוח.
וכשאת מתבטאת ומתנסחת כמו בוסית- התגובות והמשוב שתקבלי יהיו בהתאם כמובן.
אז הנה כמה נקודות חשובות שכדאי לשים לב אליהן כשאת מתכתבת עם לקוחות:
לדבר חיובי- הכתיבה השיווקית אומרת- לכתוב בצורה חיובית, על דרך החיוב.
להימנע ממילים שליליות ומאמירת “לא”, המוח האנושי לא “קורא” את המילה “לא”,
הוא מתעלם ממנה ומתמקד במילה הבאה.
לכן למשל אם תאמרי לילדה שלך- “תיזהרי לא ליפול!”- היא דווקא תשמע את ה”ליפול”…
או אם נאמר ללקוחה: “אל תהססי להתקשר”- ההיסוס יקפוץ מיד…
זאת הסיבה שעדיף להתנסח בצורת: “תמיד שמחה לעזור” במקום- “אין בעיה”.
(הלך האין, נשארה הבעיה…)
להוביל, להיות בטוחה ולשדר וודאות. את הפרופסורית, המומחית בתחום שלך,
ואין שום סיבה שתכתבי ללקוחה מיילים בשפה מגמגמת ומתנצלת,
אין צורך שתשתלי כל שורה את מילת הספק “אולי”, או “לא יודעת… אבל נראה לי ש…”
את צריכה להוביל, להיות המומחית והמבינה,
כי אם את לא מבינה ולא בטוחה מה הכי מתאים או נכון בסיטואציה הזאת-
מה תעשה הלקוחה המסכנה שלך?
לכן במקום להתפתל ולכתוב: “חשבתי שאולי כדאי שננסה XXX”,
נעדיף תמיד לכתוב: “השלב הבא הוא…. נכון לפעול באופן הבא…”
כתיבה משקפת את הרגשות ואת ההערכה העצמית שלך,
ברגע שאת מהוססת או לא החלטית,
כשאת מסופקת מה יגיבו לך את מתחילה להתנצל בלי צורך…
מכירה את בעלות העסקים שכותבות כל שורה שנייה
“סליחה על העיכוב… מתנצלת שלא הספקתי להגיב…”,
לא שאמרתי שאפשר לעשות מה בא לנו ולא להתנצל,
אבל כשאין סיבה אמיתית להתנצל- פשוט אל תעשי את זה.
ובמקום לכתוב “סליחה על ההמתנה”- נעדיף לכתוב “תודה על הסבלנות”…
תהיי יותר ודאית ויציבה, המסר שלך יעבור חלק.
למשל: במקום לכתוב: “אני מקווה שהבנת משהו מכל מה שניסיתי להסביר”,
תכתבי: “אם יש עוד שאלות אני כאן”.
קצר וקולע– לפעמים המיילים מתחילים להעיק.
במקום לבזבז זמן, להתחיל שרשור אינסופיארוך ומפותל,
ולצפות שמישהו יבין אותנו- לפעמים הכי פשוט זה להציע פגישה טלפונית או פנים אל פנים.
פעם כתבה לי לקוחה במייל מס’ 9 לאותו בוקר:
“סליחה שאני משגעת אותך, מתנצלת אלך פעמים,
בטח כבר אין לך כוח לקרוא את כל המיילים שלי אבל…”
ומה עניתי לה? (במקום להשתגע… 😉)
XXX היקרה! הכל טוב. התפקיד שלי הוא לתת לך שירות מושלם,
כדי שנגיע לתוצאות טובות למחקר ונתקדם לאסטרטגיה ולשלב הכתיבה.
חשוב שתצייני כל פרט נוסף שעולה לך.
אם את מרגישה שזה ארוך ומייגע- נוכל לדבר בטלפון,
מה נוח לך יותר, היום ב11:00 או ב12:30?
